in Blogs

Scrum in de industrie - 2

01-03-2018

Het afgelopen blog hebben we een begin gemaakt met een stappenplan om als industriebedrijf een begin te maken met Scrum. Deze blog pakken we hierop door.

Stap 6: Stel samen als team een contract op
Het klinkt bijna kinderachtig, maar in het begin is het voor teams prettig om duidelijkheid te hebben. Voor de meesten zal Scrum nieuw zijn, dus een stukje houvast geeft die duidelijkheid. Denk bij het opstellen van zo’n contract aan de volgende vragen:

• Wanneer is het team tevreden (en wanneer niet)?
• Welke kennis/kunde draagt ieder individu bij aan het team? Wat is zijn/haar expertise? (Dit is zeker belangrijk in multidisciplinaire teams, waarin veel verschillende expertises bij elkaar komen)
• Wanneer worden de verschillende Scrum Events gehouden (Planning, Daily Scrum, Retrospective etc.)?
• Welke rol nemen de verschillende teamleden op zich (Scrum Master, Product Owner, Development Team)?
• Welke taken en verantwoordelijkheden worden toegekend aan die rollen?
• Wat gebeurt er als iemand te laat - of verhinderd is?
• Hoe zorgen we ervoor dat het team blijft doorgroeien?

Schrijf de antwoorden op al deze vragen op een flipover zodat voor iedereen duidelijk is wat zijn/haar rol & verantwoordelijkheid is, wat de algemene gebruiken van het team gaan worden en wat iedereen van zichzelf en elkaar kan verwachten.

Stap 7: Stimuleer het team in het krijgen van een eigen identiteit
Zeker in het begin is het belangrijk dat er binnen het team een wij-gevoel gaat ontstaan. Probeer de teams hierin te stimuleren door een teamnaam te bedenken, een slogan of ze een eigen logo te laten ontwerpen. Ook dit is een ludieke manier om mensen dichter bij elkaar te brengen en te stimuleren dat ze verder naar elkaar toe gaan groeien.

Stap 8: Wees helder over verwachtingen
Een goed Scrum team staat niet na een paar sprints. Het hele idee achter Scrum is dat het een oneindig leerproces is waarin een team gaandeweg steeds beter wordt. Communiceer dit ook helder naar het team om te voorkomen dat ze gedemotiveerd raken wanneer het stroef loopt. Dit hoort namelijk bij het proces en gebeurt bijna altijd. De openheid en de kritische houding van de teams is nog beperkt, ze zitten nog in het enthousiasme van de eerste weken. Pas na die fase gaan mensen kritischer worden. Dat zijn de momenten dat het team echt stappen gaat zetten. Bereid het team hierop voor door hier open over te zijn en ze de ruimte te geven om te leren.

Stap 9: Retrospectives!
De retrospectives, de reflectie op de afgelopen sprint, is misschien wel het belangrijkste onderdeel van een sprint. Het moment dat je uit je rol stapt en in de helikopter-view gaat en zo objectief mogelijk probeert te beschouwen wat er goed ging en wat er beter kan. Bereid dit goed voor en maak gebruik van werkvormen om het team na te laten denken. Laat bijvoorbeeld iedereen opschrijven (niet opnoemen) wat hij/zij goed vond gaan en minder goed vond gaan. Door later die individueel opgeschreven punten samen te voegen is er voeding voor een inhoudelijke discussie over de verschillende punten die mensen hebben ingebracht. Door het niet op te noemen voorkom je dat er een paar mensen de leiding pakken en anderen alleen maar volgen. Maak iemand verantwoordelijk om dit op te schrijven en er opvolging aan te geven. Algemene verbeterpunten kunnen op het Scrum Board of als gekleurde briefjes in de Backlog zodat het team er dagelijks aan herinnerd wordt. Wanneer het team meer volwassen is kan er nagedacht worden over andere werkvormen om verdere verbetering/vernieuwing te stimuleren.

Stap 10: Stimuleer zelfsturing binnen het team
Tijdens het proces gaat het team tegen problemen aanlopen en die problemen moeten opgelost worden. Er is echter een verschil tussen iemand de problemen laten oplossen of de oplossing in het team te zoeken. Het uiteindelijke doel van Scrum is zelfsturing en om leerprocessen te verbeteren. Probeer dus facilitators/coaches die het proces begeleiden te instrueren om het team zelf naar de oplossing te laten zoeken. Op die manier wordt het team gestimuleerd om constant stappen te blijven maken. Want wanneer problemen zelf opgelost kunnen worden, is het team weer een stapje gegroeid. Het team moet zelf de ruimte krijgen om te bepalen wat zij een slimme aanpak vinden. Veel organisaties vinden dit moeilijk en proberen de processen te veel te controleren. Dit gaat ten koste van het proces waar Scrum voor staat, dus probeer dit te vermijden. Stop je vertrouwen in het team en laat hun de beslissingen nemen. Stel open vragen om ze zelf na te laten denken. Houdt altijd het hogere doel in gedachten: Het ontwikkelen van een team dat in staat is zichzelf te sturen naar een situatie waarin optimale waarde geleverd kan worden.