in Blogs

Kennis opdoen & Borging van verandering

17-01-2019

Afgelopen blog hebben we gekeken hoe een verandering daadwerkelijk gerealiseerd kan worden door te focussen op het overtuigen en betrekken van iedereen binnen de organisatie. Dit hebben we gedaan aan de hand van het ADKAR-model, afkorting voor Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Vandaag belichten we de laatste 3 onderdelen.

Knowledge
Pas nadat de ‘zachte’ elementen zijn geïntroduceerd wordt de focus gelegd op het opdoen van kennis. Hoe werkt een nieuw systeem, hoe werkt een nieuwe machine of wat betekent het om op een andere manier te werken? Hoe wordt er samengewerkt en wat wordt er van iedereen verwacht? Dat zijn de vragen die bij dit onderdeel horen. Hier wordt vaak mee begonnen, waarbij de eerste 2 onderdelen worden overgeslagen. Herhaal daarom ook de eerste 2 onderdelen zoals uitgelegd in de vorige blog als er overgegaan wordt op het kennisgedeelte. Hierdoor haal je de ‘What’s in it for me’ weer terug voor mensen. Doe dit pas als de eerste 2 onderdelen uitvoerig behandeld zijn en ook hun kans hebben gehad om in te dalen. Daardoor wordt het proces geleidelijk doorlopen en voelt het niet abrupt.

Ability
Met alleen een training en instructie is het nog niet klaar. Juist nadat de training is afgerond begint het traject waarin er met (laten we voor het gemak een nieuw systeem als voorbeeld gebruiken) het nieuwe systeem gewerkt gaat worden. Dit is het moment dat mensen gewend gaan raken aan de nieuwe tool. Het geleerde wordt toegepast en mensen proberen zich het systeem eigen te maken door er veel mee te werken. In deze situatie is het belangrijk dat mensen gestimuleerd worden ermee te werken en ook vragen kunnen stellen bij een centrale contactpersoon die kan helpen en die meer weet. Ook moet er proactief door een expert gevraagd worden of alles werkt, zodat mensen de ruimte krijgen in het begin hun vragen gelijk te stellen. Bij verandering heerst onzekerheid, dus de organisatie moet de verantwoordelijkheid pakken om de mensen te begeleiden en faciliteren. Hiermee wordt het risico dat mensen in de leerfase afhaken verminderd. Stel mensen die het snel begrijpen aan als ambassadeurs en probeer de energie te steken in dat mensen ermee blijven werken.

Reinforcement
Het zit in de aard van de mens om, als iets na de introductiefase nog niet helemaal werkt zoals men het voor ogen had, het nieuwe links te laten liggen en terug te vallen in oude patronen. Focus dus op constante stimulans. Denk hierbij aan extra trainingen, mailtjes waarin updates gegeven worden, een scorebord om te zien wie al het meeste heeft ingevoerd. Wees aan de andere kant attent op de mensen die het moeilijk hebben en biedt hen begeleiding. Als het niet goed gaat kan er middels interventies teruggestuurd worden naar gewenst gedrag. Een handig hulpmiddel is om van tevoren al doelen te stellen zodat er een aantal KPI’s zijn aan de hand waarvan men kan zien hoe de werkelijke situatie opweegt tegen de verwachte situatie.

Besef dat een verandering nooit een quick win is, maar altijd een goede voorbereiding en borging moet hebben om te zorgen dat de verandering gerealiseerd kan worden.