in Blogs

Het nummer 1 belang bij de implementatie van een nieuw systeem

10-05-2018

Lang wikken en wegen. Er moet, eigenlijk al een langere tijd, een nieuw ERP-systeem komen en die moet aan een paar vastgestelde voorwaarden voldoen. Verschillende aanbieders uitgenodigd om te vertellen wat voor systemen zij kunnen leveren. Verschillende modules die voor mijn organisatie relevant zijn. Bij de één is alles mogelijk, bij de ander weer niet. Er wordt door iedereen kritische vragen gesteld en tegelijkertijd probeer je, tussen alle verhalen, klantcases, voordelen, mitsen en maren door, te blijven focussen op wat voor jou belangrijk is. Want naast jij zelf hebben ook alle losse afdelingen weer hun eigen behoeftes en eisen.

Waarschijnlijk een denkproces dat voor veel beslissers bekend voor zal komen. Aan de ene kant alle eisen en wensen voor de organisatie zelf. Aan de andere kant de aanbieders die allemaal hun eigen voor- en nadelen hebben. En na die keuze komt nog het implementatieproces waarbij dingen toch weer anders zijn dan van tevoren verwacht werd. Niet ongebruikelijk om van klanten te horen dat ze het proces enthousiast in gingen, maar van een koude kermis thuiskomen omdat:

-       Medewerkers er in de praktijk niet graag mee werken;
-       Het systeem toch niet precies werkt zoals van tevoren werd verwacht;
-       Het systeem complexer in gebruik is dan van tevoren werd verwacht;
-       Het systeem een flinke ommezwaai betekent voor de interne processen

 In de slechtste gevallen wordt een systeem gedeeltelijk of totaal niet gebruikt en is er, ondanks flinke investeringen, toch weer teruggepakt op de oude methode. Verandering blijft een moeilijk proces.

Omdat wij in de praktijk merken dat het vaak tegenvalt om de hele organisatie mee te krijgen in het gebruik van nieuwe systemen, hebben wij 1 stelregel in de totstandkoming en ontwikkeling van onze systemen:

“Het succes van een nieuw systeem meten wij af aan de mate van adoptie door de organisatie.”

Wanneer een systeem geadopteerd en dus geaccepteerd wordt, mensen het prettig vinden om ermee aan de slag te gaan, is onze missie echt geslaagd. Voor onszelf betekent dit in de ontwikkeling 2 dingen:

-       Betrek de klant niet na, maar tijdens het ontwikkelproces om constant de aansluiting te houden met de bedrijfseigen processen;
-       Keep it Simple

Door niet te pronken met allerlei extra modules en uitbouwmogelijkheden maar juist door goed door te vragen in het voortraject en te beginnen bij de echte essentie van het bedrijf, ontstaat er herkenning en adoptie binnen een organisatie.