in Blogs

Gewend zijn aan een verouderd systeem

07-06-2018

Afgelopen blog benoemd wat de gevaren kunnen zijn van (te) ingewikkelde systemen. Vandaag een stukje over het mogelijke gevaar van gewend zijn aan een verouderd systeem. Niet zozeer systemen die verouderd zijn maar nog goed werken. We moeten niet gaan vernieuwen om het vernieuwen. Alleen als het de ambitie van de organisatie is om te innoveren, professionaliseren of vernieuwen is dat het geval.

Wanneer je al jaren op een bepaalde manier werkt, kan dit leiden tot blinde vlekken. Op het gebied van efficiëntie, mogelijkheden in de software, noem maar op. Hieronder een aantal concrete voorbeelden over wanneer het werken met een oud systeem problematisch wordt.

Inefficiënt werken
Wanneer er al langer met een systeem gewerkt wordt, raak je gewend aan een bepaalde werkmethodiek. Hier hoeft niets mis mee te zijn. Echter is het tegenwoordig al snel dat systemen, zeker systemen die geen updates meer hebben, snel achterhaald zijn. De IT-sector is de sector bij uitstek die onlosmakelijk verbonden is met ontwikkeling, vernieuwing en innovatie. Voor standaardprocessen die totaal geoptimaliseerd zijn kan een oud, bewezen systeem, fantastisch werken. Blijf wel alert op de efficiëntie die je als organisatie nastreeft en in hoeverre een systeem hierin een hulpmiddel is of juist een anker die je tegenhoudt om echt beter of slimmer te werken.

Frustratie
Wanneer een systeem niet naar behoren werkt, kan dit leiden tot frustratie. Denk aan systemen die jou dwingen op een bepaalde, onlogische, omslachtige manier te werken omdat ‘dat nu eenmaal is hoe het systeem werkt’. Voel je daarin niet met handen en voeten gebonden omdat het altijd al zo is gegaan. Sta eens stil bij de vraag:

“Als ik nou nadenk over de processen binnen mijn organisatie en hoe dit in zijn meest ideale vorm gestalte zou kunnen krijgen in een systeem. Hoe zou dat systeem eruitzien? En hoe goed is mijn systeem in vergelijking met dat ideaalplaatje?”

Wanneer die vergelijking leidt tot de conclusie dat het beter kan, ga dan kijken hoe die verbetering behaald kan worden.

Accepteren van de grillen van een slechte aanbieder
Dit is de vervelendste maar 1 die in de praktijk veel voorkomt. Een systeem is een grote investering en daarnaast iets waar afnemers over het algemeen weinig kennis van hebben. Werkt er iets niet naar behoren, dan zijn zij zelf niet in staat hier iets aan te doen. Die kennis ligt bij de leverancier.  Er ligt een grote macht bij de IT-leverancier en hier wordt niet altijd goed mee omgegaan. Zeker bij grote aanbieders wordt jouw hulpvraag pas serieus genomen wanneer deze tekortkoming van het systeem door meerdere klanten wordt ervaren. Ben jij de enige met dit probleem en is het systeem een vast pakket met weinig aanpassingsmogelijkheid, dan zit je vast. Het komt zelfs voor dat aanbieders bot of kortaf zijn tegen klanten omdat zij in hun achterhoofd weten dat het voor een klant ontzettend moeilijk is om over te stappen. Logisch, want vaak zit het hele bedrijf verankerd in een systeem, zeker als het om ERP-applicaties gaat. Hierdoor is het, zeker bij IT, ontzettend belangrijk dat er vertrouwen is. Wees dus in het beginstadium van het zoeken naar een systeem zeer kritisch en zorg dat je een aanbieder vindt die je los van alle toeters en bellen, gewoon vertrouwd.